Teil 1: Tipps von einem routinierten Home-Office
Punkt 06:30 Uhr läutet der Wecker. Aufstehen, einen schnellen Kaffee trinken und ab ins Büro. Moment, nein, Home-Office ist angesagt. Ich muss nicht fahren, also könnte ich ja eine halbe Stunde länger im Bett bleiben und trotzdem zur selben Zeit mit der Arbeit beginnen. Ich verwerfe die Idee und stehe pünktlich auf, dafür gönne ich mir ein ausgedehntes Frühstück. Mittlerweile ist es 07:45 und die Reste des Frühstücks zieren Küche und Esstisch. Nur noch schnell aufräumen, ich kann ja zum Glück im Schlafanzug arbeiten.
Kurz nach 08:00 sitze ich tatsächlich am Computer. Ich lese meine E-Mails und schaue nach, was sich auf Microsoft Teams so getan hat. Zeit, allen einen guten Morgen zu wünschen. Der Kontakt zum Team ist jetzt besonders wichtig. Mir wird kalt. Ich hole mir noch einen Kaffee und ziehe mir Socken an. Was tut sich eigentlich in Sachen Corona? Nein, das verschiebe ich auf später. Ich muss mich jetzt an die Arbeit machen. Nach zwei Stunden produktiver Arbeit verspüre ich doch den Drang, mich über die aktuelle Gesundheitslage zu informieren. Außerdem verspüre ich einen leichten Hunger…
In einem solchen Szenario finden sich viele wieder, die durch die Corona-Pandemie seit kurzem als Neo-Teleworker im Einsatz sind. Ablenkungen lauern überall, sei es im direkten Umfeld zuhause, durch Kinder oder im Internet auf Nachrichtenseiten oder in sozialen Medien. Um im Home-Office effizient arbeiten zu können, braucht es mehr Organisation und Disziplin als im normalen Büroalltag.
Wir haben uns darüber Gedanken gemacht und nachfolgend 10 nützliche Tipps und Tricks für Sie zusammengestellt, die das Arbeiten von Zuhause aus effizienter machen.
1. Arbeitsumgebung schaffen
Schaffen Sie sich eine geeignete Arbeitsumgebung, wenn möglich in einem separaten Raum. Nicht geeignet sind das Bett, die Couch oder der Platz neben dem Kühlschrank.
Bei der Einrichtung des Heimarbeitsplatzes auf folgende Punkte achten: technische Infrastruktur, bequemer Bürostuhl, genügend Ablagen, gute Lichtverhältnisse. Wichtig: Monitor nicht vor das Fenster stellen! Ein großer Helligkeitsunterschied zwischen Tageslicht und Bildschirm macht müde Augen und Kopfschmerzen.
Nutzen Sie nach Möglichkeit Ihr gewohntes Equipment und vergessen Sie nicht, Ihr Firmentelefon umzuleiten! Sorgen Sie dafür, dass Sie für Ihre Kunden und Ansprechpersonen erreichbar bleiben.
2. Routinen einhalten
Auch wenn es verlockend ist, etwas länger im Bett zu bleiben und sich im Schlafanzug an den Computer zu setzen, sollten Sie der Verlockung widerstehen. Es hilft, zur gewohnten Zeit aufzustehen und sich einigermaßen bürotauglich zu kleiden.
3. Arbeit planen
Erstellen Sie für jeden Tag einen Arbeitsplan und halten Sie sich daran. Der Plan sollten neben den Arbeitspaketen auch Pausenzeiten beinhalten. Fallweise auch längere Zeiträume für Abstimmungsarbeiten einplanen. Auch Ihre Kontaktpersonen beim Kunden sind möglicherweise im Home-Office.
4. Ablenkung reduzieren
Die Hauptablenkung sind sicherlich die Kinder. Insbesondere in Zeiten, in denen eine Fremdbetreuung nicht möglich ist, stellen sie uns vor besondere Herausforderungen, die zumeist individuelle Lösungen erfordern. Aber auch andere Ablenkungen wie lang aufgeschobene Arbeiten in den eigenen vier Wänden und die Verlockungen des Internets lauern allerorten. Planen Sie, diese Aktivitäten strikt auf den Feierabend zu verschieben. Wem es schwerfällt, dem Surfen im Internet zu entsagen, kann auf Apps wie StayFocusd oder RescueTime zurückgreifen, welche die Verweildauer auf selbst ausgewählten Websites limitieren.
Es kann auch helfen, Mitteilungsbenachrichtigungen stumm zu schalten und fixe Zeiten für die Beantwortung von E-Mails einzuplanen.
5. Pausen einhalten
Halten Sie auch im Home-Office die üblichen Pausenzeiten ein. Achten Sie auf gesunde Ernährung, auch wenn wenig Zeit zum Kochen ist. Pausenzeiten auch für kurze Spaziergänge nutzen.
6. Teams leiten
Auch im Home-Office ist man Teil eines Teams. Teamleiter und andere Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden im Home-Office entsprechend anzuleiten und sicherzustellen, dass sie das große Ganze im Blick behalten. Dies erfordert Planung und die gezielte Nutzung aller verfügbaren Kommunikations- und Kollaborations-Tools.
Auch die Team-Mitglieder sollten sich aktiv mit ihren Teamleitern austauschen und Feedback über den Fortschritt ihrer Arbeiten geben.
7. Online-Meetings abhalten
Obwohl Online-Meetings mittlerweile ein fixer Bestandteil des Geschäftsalltags sind, kommt ihnen beim völligen Wegfall von Face-to-Face-Meetings eine besondere Rolle zu. Daher sollte ein besonderes Augenmerk auf die Meeting-Disziplin gelegt werden.
Online-Meetings sollten wie Face-to-Face-Meetings rechtzeitig und immer mit Agenda ausgeschrieben werden. Da Online-Meetings tendenziell anstrengender sind, sollten sie nicht zu lange dauern und gut vorbereitet sein.
Eingeladene Personen sollten rechtzeitig zu- oder absagen und nach Möglichkeit eine Vertretung benennen. Und nicht vergessen: Auch Online-Meetings wollen protokolliert werden.
Neben den klassischer Meeting-Software wie Lync, Skype, GoToMeeting oder TeamViewer können auch Tools wie CardSmith und Online-Whiteboards wie Limnu oder AWW Online-Meetings unterstützen.
8. Kontakte pflegen
Tür- und Angelgespräche finden im Home-Office nicht statt. Auch wenn sie häufig als Zeiträuber kritisiert werden, ist ein bestimmtes Maß an spontaner Kommunikation wichtig. Unterstützen können hier Kommunikationstools wie Microsoft Teams oder Skype. Übrigens: Privaten und geschäftlichen Austausch unbedingt trennen!
9. Auf Datensicherheit achten
Achten Sie darauf, dass die installierte Viren-Software stets aktuell ist.
Für den sicheren Austausch von Daten eigene Plattformen verwenden oder auf Tools wie Wetransfer oder Dropbox zurückgreifen.
Bei schlechter oder instabiler Internetverbindung temporäre lokale Kopien erstellen und regelmäßig synchronisieren. Wichtige Daten auf externen Datenträgern sichern.
10. Feierabend machen
Erholung ist wichtig. Arbeiten Sie notfalls etwas länger, aber machen Sie nach Feierabend Schluss. Die meisten Dinge lassen sich auch am nächsten Tag erledigen.
